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Un lavoro associativo di successo: 5. Comunicazione nel Comitato
Nella comunicazione distinguiamo tra la comunicazione esterna e quella interna. Questo articolo riguarda principalmente la comunicazione interna, ossia come i membri del Comitato direttivo, i gruppi di lavoro e le commissioni comunicano tra loro e con i soci. Una comunicazione onesta ed efficace aumenta la motivazione e l'identificazione con l'associazione.
Comunicazione tra i membri del Comitato direttivo
Processi e mezzi di comunicazione efficienti e adeguati all'associazione, trasparenza e dialogo sono di grande importanza per una comunicazione fluida.
Un piccolo sondaggio condotto tra le tre Associazioni corali cantonali di Sciaffusa, Ginevra e Soletta mostra che i membri del comitato utilizzano semplici mezzi di comunicazione come la posta elettronica, WhatsApp e il telefono, la comunicazione funziona bene e a breve distanza. Ma anche la conversazione diretta è molto importante: Ad esempio, il comitato direttivo della Società corale cantonale di Soletta si riunisce ogni due mesi in un ristorante.
Se siete interessati a strumenti più avanzati, ad esempio per la pianificazione di un progetto speciale, potete trovare una panoramica degli strumenti per la cooperazione nei settori della comunicazione e della pianificazione del lavoro, della programmazione, dell'elaborazione congiunta di documenti, del software per associazioni e dell'archiviazione dei dati sul sito del centro di competenza di Vitamina B:
https://www.vitaminab.ch/digitale/
Cura dei rapporti con i soci
Secondo il sito web della Vitamina B, l'associazione deve curare il contatto con i soci. Le informazioni fornite a cadenza regolare sulle attività, gli inviti agli eventi speciali o un interessante programma collaterale in occasione dell’assemblea dei soci tengono vivo l’interesse dei soci per la loro associazione. La Società corale cantonale di Sciaffusa organizza, oltre all’assemblea dei delegati in primavera, la conferenza delle presidentesse e dei presidenti, delle direttrici e dei direttori in autunno, durante la quale i cori vengono informati. La Società corale cantonale di Soletta organizza ogni anno una conferenza delle presidentesse e dei presidenti senza assemblea dei delegati. Secondo Edith Ursprung, si discute anche la questione di una migliore strategia d’informazione. I soci concordano sul fatto che la homepage svolge una funzione importante.
Acquisizione di nuovi soci e volontari
L'acquisizione di nuovi soci nei cori è un tema importante per le nostre associazioni e una grande sfida. Brigitta Hinterberger, presidentessa dell'Associazione corale cantonale di Sciaffusa afferma che è difficile trovare nuovi soci perché molti cori non sono più organizzati all'interno delle associazioni ma in base a un progetto. Edith Ursprung, presidentessa della Società corale cantonale di Soletta, ha avviato una richiesta ai cori delle chiese riformate, dopo una mancata risposta, cercherà di contattarli anche telefonicamente. Inoltre, è sempre più difficile ingaggiare persone che lavorino nel comitato direttivo. Janine Dubois, presidentessa della Società Corale Cantonale di Ginevra, chiede a ogni assemblea dei delegati se ci sono persone che si fanno avanti per far parte del Comitato, cosa che purtroppo non ha ancora avuto successo. Sulla pagina del centro di competenza Vitamina B si possono trovare numerosi consigli su come sia ancora possibile trovare nuovi soci e volontari:
Foglio informativo aiuto nell'associazione
Link alla raccolta di argomenti sui volontari
https://www.vitaminab.ch/temi/soci/volontariato
I conflitti nell’associazione
I conflitti fanno parte dell’esistenza e dunque anche della vita di un’associazione. I conflitti sono spesso causati da una descrizione dei compiti e delle competenze non sufficientemente chiara. Ciò pregiudica la collaborazione e l’ambiente di lavoro. Se i conflitti vengono affrontati appena sorgono, sarà più facile risolverli. Riflettere a cadenza regolare sulla collaborazione, ad es. durante il ritiro annuale, aiuta a prevenirli.
Il Centro di competenza Vitamina B ha creato un foglio informativo su come condurre un colloquio «difficile». Ulteriori informazioni su importanti aspetti di questo sotto tema sono elencate nella pagina tematica «Gestione dei conflitti».
https://www.vitaminab.ch/temi/comunicazione/gestione-dei-conflitti
